سرپرستی و مدیریت کارآمد

 ضرورت و اهمیت سرپرستی 

موقعیت مدیریت سرپرستی در منطقه سوم از هرم سازمانی قرار دارد. ارزش و اهمیت سرپرستی از آن جهت است که نظارت مستقیم بر اجرای عملیات و نظم و انضباط کامل در هر سازمان، کارگاه یا شرکت را دارد. سرپرستان دارای عناوینی چون مدیران خط مقدم، مدیران صف، رئیس بخش و مدیر اداره کارها و امور می باشند و مسئولیت تولید کالاها و خدمات را برعهده دارند. سرپرستان مسئولیت مدیریت و سرپرستی گروهی از کارکنان غیرمدیریتی را عهده دار می باشند. عمده ترین زمینه کاری آنها، کاربرد قوانین، مقررات و دستورالعمل های سازمانی در جهت رسیدن به تولیدی کارآمد، ارائه کمک­های فنی و انگیزش زیردستان می باشد. افق زمانی آنان کوتاه مدت بوده و دغدغه ذهنی شان تحقق اهداف روزانه (تولیدی) است.

سرپرستان مسئولیت بسیار و اختیار اندک دارند و بیش از هر رده ای باید خود را با نقش های زیردستان، هم­ترازان و بالادستان سازگار نمایند.

سرپرستان در چگونگی به کارگیری منابع انسانی وظیفه بسیار حساس و تعیین کننده ای بر دوش دارند. این گروه با داشتن نقش کلیدی، تمامی وظایف و مسئولیت های مدیران را در سطح اجرایی برعهده دارند و کلیه تصمیمات متخذه را در چارچوب قوانین و دستورالعمل ها و در قالب برنامه های کاری بوسیله نیروهای انسانی اجرا می کنند.

سرپرست ها حلقه های ارتباطی موثری میان کارکنان و مدیریت هستند و با استفاده صحیح از امکانات و منابع موجود، هماهنگی میان افراد و واحدهای سازمانی را فراهم می سازند. اهمیت و جایگاه آنها در هر سازمان ایجاب می کند تا مانند سار مدیران در راستای بهسازی نیروی انسانی همواره از آموزش های نظری و عملی برخوردار باشند تا با رفع نیازهای علمی و فنی خود به سطح مطلوبی از آگاهی، دانش و مهارت های فنی دست یابند و از موقعیت شغلی مناسب و شایسته ای بهره مند گردند.       

سرپرست (مدیر عملیاتی) کیست؟

 سرپرست فردی است که در پایین ترین رده یا حد سلسله مراتب مدیریت در سازمان قرار دارد و به طور مستقیم و چهره به چهره و با متصدیان مشاغل گوناگون یک واحد خاص از سازمان کار می کند.

از آنجا که سرپرستان کلید اصلی تولید در سازمان هستند اغلب با مشکل «وفاداری دو گانه» یعنی وفاداری نسبت به روسا و نسبت به افراد تحت نظارت خود مواجه هستند. از این رو صاحب­نظران سرپرست را «مدیر خط اول» و «مهمترین عامل در ایجاد روابط انسانی کارآمد در سازمان» و یا «سنگ بنای طاق سازمان» معرفی می کنند. 

 * تعاریف دیگر از سرپرست:

 - مدیریتی که نزدیک ترین فاصله را با بخش تولید دارد سرپرست گویند.

 - بخش وسیعی از مدیران که برای برنامه ریزی و کنترل کار یک گروه، اعمال قدرت کرده و مسئولیت می پذیرند و از طریق ایجاد و حفظ تماس و ارتباط نزدیک به انجام اقدامات لازم در این زمینه می پردازند را سرپرست می گویند.

 - سرپرست کسی است که مسئولیت عده ای از کارکنان را برعهده دارد و به آنها دستور کار می دهد و بر کار آنها نظارت مستقیم دارد. بنابراین سرپرست یک مدیر اجرایی یا عملیاتی است که هدایت و رهبری مستقیم عده ای از کارکنان را بر عهده دارد. 

  نقش های مدیریتی سرپرستان

 در مجموعه فعالیت های تولیدی و خدماتی، سرپرستان نقش ویژه ای دارند. آنها علاوه بر ارتباط بین مدیران و کارکنان کلیه فعالیت های کاری کارکنان را نیز به سوی اهداف مدیریت هدایت می کنند. در این رابطه صاحب­نظران نقش سرپرستان را مورد توجه قرار داده اند که نتایج برخی از این پژوهش ها عبارتند از:

 الف- کیت دیویس

 - سرپرست به عنوان یکی از کارکنان

 - سرپرست به عنوان فرد واسطه

 - سرپرست به عنوان فرد ماهر در روابط انسانی

 - سرپرست به عنوان یک فرد کلیدی و مهم

 ب- منیزبرگ

 - نقش ارتباطی

 - نقش اطلاعاتی

 - نقش تصمیم گیری 

* ویژگی های عمومی سرپرستان موفق :

از جمله ویژگی های سرپرستان موفق و کارآمد در زمینه های کاری بر اساس مطالعات دهه های اخیر می توان به موارد زیر اشاره کرد:

 - وقوف به محتوای کار

 - قدرت یاد دادن

 - داشتن دید وسیع

 - شهامت

 - رعایت ملاحظات اخلاقی و ارزشهای معنوی در محیط کار(حفظ تقدیس محیط کار)

 - تدبیر داشتن

 - حس کنجکاوی و توانمندی ذهنی

 - کنترل احساسات و هدایت آن در یک کانال عقلانه

 - انصاف و عدالت

 - داشتن شرایط احراز سرپرستی

* انواع وظایف سرپرستان

الف- در ارتباط با افراد تحت نظارت:

احترام گذاشتن، ارایه الگو و نمونه هایی از وقت شناسی، خلاقیت، پاکیزگی و...
گوش دادن به نظرات، آگاه ساختن افراد از نحوه­ی انجام درست فعالیت ها، آشنایی با قوانین و اصول رفتار، انتخاب افراد بر اساس ضوابط علمی، رعایت انصاف بین افراد و واگذاری مسئولیت ها بر اساس استعداد ها و علایق، آموزش به کارکنان، دستورد دادن معقول،فراهم کردن امکانات لازم، تشویق افراد، توجه به شکایات کارکنان و... .

ب- در ارتباط با بالادستان:

پذیرش کامل مسئولیت های واحد تحت نظارت و پرهیز از بهانه برای عدم پذیرش مسئولیت ها، آگاهی دهی به رئیس درباره پیشرفت های انجام شده، آگاهی از انتظارات مقام بالاتر، آگاه ساختن رئیس مستقیم از مطالب و موضوعات لازم و نیز کیفیت کار کارکنان، تصحیح اقدامات افراد تحت نظارت، ارائه گزارش کار به مافوق

ج- در ارتباط با بخش های دیگر سازمان:

همکاری باسرپرستان واحدهای دیگر سازمان، همکاری با مدیریت امور اداری، درک مشکلات سرپرستان واحدهای دیگر، پذیرش پیشنهادهای سرپرستان سایر واحدها با خوشرویی، استفاد هاز متخصصان شاغل در واحدهای دیگر برای حل مشکلات، آگاهی از روش های موثرتر کار با دستگاه ها و ابزارهای سایر واحدهای سازمان

  د- در ارتباط با کار:

آشنایی با وظایف، ابزار و فعالیت های افراد تحت نظارت، برنامه ریزی کارهای افراد و پیش بینی تحولات آتی، نظارت بر کار افراد، حل مشکلات مربوط به کار، نیروی انسانی و...، روزآمد کردن اطلاعات و دانش، نظارت بر جریان کارها، کسب اطمینان از صحت انجام کار ورفع مشکلات احتمالی

ه- در ارتباط با محیط کار:

ایجاد نظم و ترتیب، نگهداری و کاربرد صحیح ماشین آلات، نظافت محل کار، ایمنی و بهداشت در محیط کار، ایجاد آرامش روانی برای کارکنان